1. Dagordning, utseende av justerare jämte fastställande av tid för justering
Anmälan av övriga frågor
Information från funktionshinderrådet
Förvaltningschefens information
Övriga frågor
Godkännande av dagordning, utseende av justerare jämte fastställande av tid för justering.
Inga övriga frågor förelåg.
Anmälan av inkomna beslut och skrivelser som inkommit till förvaltningen samt kontorsyttranden av remisser som upprättats sedan föregående sammanträde.
Bilagor
Sara Carlquist informerade om att funktionshinderrådet hållt sitt första möte för 2025. Patric Rylander, ny förvaltningschef för kyrkogårdsförvaltningen sedan 1 januari, var inbjuden och presenterade sig. All ledamöter närvarade på mötet.
Rådet berömde skrivningarna i verksamhetsberättelsen och den processbild över begravningsverksamheten som förvaltningen tagit fram fick positiv feedback.
Anmälan av delegationsbeslut fattade av tjänsteperson inom kyrkogårdsförvaltningen sedan föregående sammanträde enligt sammanställning.
Bilagor
Kyrkogårdsnämnden bidrar till att kommunfullmäktiges tre inriktningsmål och målen för verksamheterna kan uppfyllas. Förvaltningen bedömer att samtliga kommunfullmäktiges mål för verksamhetsområdena uppnåtts under året. Även nämndens mål för verksamheten bedöms ha uppfyllts under året.
2024 var ett intensivt år med avslutande och påbörjandet av flertalet stora projekt, inte minst Järva Begravningsplats som togs i drift under oktober månad, ibruktagandet av två nya askgravlundar på Skogskyrkogården och Galärvarvskyrkogården och projekteringen av restaureringen av Skogskrematoriet med tillhörande tre kapell.
Skogskrematoriet stängs för bisättning av kistor och kapellen stängs för ceremonier. Förvaltningen öppnar Sandsborgskapellet för ceremonier och utökar antalet tider i Uppståndelsekapellet och Skogskapellet samt har fört dialog med närliggande församlingar för att möta upp behovet när de kapellen stängs.
Arbetet med att gå från fossilfri till klimatneutral drift har fortgått under året liksom arbetet med att öka den biologiska mångfalden inom förvaltningens begravningsplatser.
Förvaltningen har under året verkat för att bidra till att alla i Stockholm ges möjlighet till eget jobb och bli självförsörjande genom att erbjuda praktikplatser till personer som står utanför arbetsmarknaden. Förvaltningen fortsätter att tillhandahålla ett stort antal platser för feriejobb till ungdomar och i samverkan med arbetsmarknadsförvaltningen har särskilda arbetsstyrkor tillskapats som erbjuds så kallade Stockholmsjobb.
Bilagor
Enligt Stockholm stads regler för ekonomisk förvaltning, 3 kap 5 §, ska varje nämnd utse utanordnare med rätt att på nämndens vägnar beordra utbetalning av pengar.
Nämnden ska ge denna befogenhet till förvaltningschefen samt till förvaltningschefen för serviceförvaltningen. Förvaltningschefen ska utse ett lämpligt antal
ställföreträdare med samma befogenhet som utanordnare. Rätten att begära utbetalning av pengar ska ges till namngivna personer.
Kyrkogårdsnämnden har även rätt att bemyndiga representant för förvaltningen rätt att företräda nämnden och teckna dess firma och ge fullmakter.
Bilagor
De förtroendevalda i varje nämnd med verksamhetsansvar, ansvarar för att arbetsmiljölagen och andra lagar följs. Själva arbetsmiljöarbetet måste dock i praktiken skötas av anställda i det dagliga arbetet och i utvecklingen av verksamheten. Förvaltningschef är nytillträdd och har inte arbetsmiljöuppgifterna fördelade till sig.
Förvaltningen föreslår att följande fördelning av arbetsmiljöuppgifter upprättas:
- Från nämnd till förvaltningschef
- Från förvaltningschef till avdelningschef
- Från avdelningschef till enhetschef
- Från enhetschef till arbetsledare
Specifikation av arbetsmiljöuppgifter fördelade från nämnd till förvaltningschef framgår av bilaga 1.
Bilagor
Förvaltningen har sett över gällande delegationsordning och en ny delegationsordning har tagits fram med vissa justeringar.
Justeringarna är listade i ändringsmatrisen men omfattar bland annat delegering av beslut avseende tillgängliggörande av data för vidareutnyttjande enligt den öppna
datalagen och beslut om ändringar i styrdokumentet Bestämmelser inom Stockholms stads begravningsplatser.
Bilagor
Fastställande av hanteringsanvisningar för Kyrkogårdsnämnden samt delegering av rätten att fortsättningsvis fastställa dessa
Kyrkogårdsnämndens hanteringsanvisningar är en del av nämndens informationsredovisning och fungerar som ett stöd i hanteringen av nämndens allmänna handlingar.
Stockholms stad införde 2019 en gemensam klassificeringsstruktur och hanteringsanvisningar för stadens informationshantering. Kyrkogårdsförvaltningens verksamhetsspecifika klassificeringsstruktur fastställdes av stadsarkivet enligt beslut i april 2019. Nämndens verksamhetsspecifika hanteringsanvisningar från 2013 har nu omarbetats för att motsvara den gällande klassificeringsstrukturen.
Bilagor
Under år 2023 inledde staden en översyn av styrdokumentet ”Riktlinjer om mutor och representation”, med anledning av synpunkter och frågor som inkommit från förvaltningar och bolag inom staden. Riktlinjer om representation, mutor och jäv m.m. föreslås ersätta stadens nuvarande riktlinjer.
Bilagor
Patric Rylander redogjorde för hur projektstyrningen för restaureringen av Skogskrematoriet med tillhörande kapell är uppbyggd. Förvaltningen tar med sig erfarenheter från projektet Järva begravningsplats och har för detta projekt byggt upp robust styrning med förankring hos bland annat stadshuset och stadsarkitekten.
Entreprenören M3 har påbörjat etableringen vilket innebär bland annat instängsling av området och byggbodar ställs upp. Målsättningen är att etableringen ska se så snyggt och smälta in så väl som det går som det går men det är oundvikligt att byggbodar och liknande ger ett förändrat intryck av platsen under projektets gång. Förvaltningen är förberedda på att detta kan komma att väcka reaktioner hos allmänheten när det blir synligt i landskapet.
Sekreterare och tillika registrator passar på att påminna om att korrespondens med allmänheten som tillhör nämndens verksamhetsområde (dock inte ledamotens politiska uppdrag) bör sändas in till registraturet för registrering.
Slutredovisningen av Järvaprojektet kommer att hållas under nästa sammanträde.
Bilagor
Förvaltningschef Patric Rylander informerade nämnden om att förvaltningen för närvarande undersöker hur parkeringsfrågan på Järva Begravningsplats ska lösas. Förvaltningen har även tagit ett omtag med arbetet av förvaltningens chefsstruktur.
Det pågår för närvarande en rekrytering för tjänsten som avdelningschef för Kapell- och kremationsavdelningen då nuvarande chef Peter Östlund går i pension under året.
Sveriges kyrkogårds- och krematorieförbund, SKKF, håller i maj sin årliga rikskonferens i Göteborg. Nämnden beslutar att två ledamöter från majoriteten och två ledamöter från minoriteten deltar på konferensen.
Deltagande anmäls till sekreterare Elin Jansson för samordning av anmälan, resor och logi.
I september håller Nordisk förening för kyrkogårdar och krematorier, NFKK, sin konferens i Stockholm. Förvaltningen kommer att ordna med visning av Järva och Norra begravningsplatsen under dagarna. Alla i nämnden är välkomna att delta på konferensen vilken bland annat kommer behandla frågan om hur man kommer till rätta med problemet att det går lång tid mellan dödsfall och begravning. Mer information om anmälan kommer inom kort.