Möte 2026-04-21

På uppdrag av kommunstyrelsen och andra nämnder eller bolagsstyrelser ska servicenämnden svara för genomförandet av gemensamma administrativa processer för att möjliggöra stordriftsfördelar, kvalitetssäkring av stadsgemensamma processer samt för minskad sårbarhet, något som ger värde för hela kommunkoncernen.

Serviceförvaltningen är i en expansiv fas, vilket har sin grund i nya uppdrag från kommunfullmäktige samt utökat tjänsteutbud inom ramen för befintliga verksamhetsområden till förvaltningar och bolag. Tillväxten bedöms fortsätta under perioden 2027-2029 och sker i enlighet med uppdraget om att förvaltningen ska skapa möjligheter för att bredda nyttjandet inom kommunkoncernen.

Servicenämnden har under de senaste åren fått ett antal nya uppdrag i kommunfullmäktiges budget som inte ligger i linje med nämndens kärnuppdrag att effektivisera stadens administrativa funktioner. Uppdrag som att exempelvis tillhandahålla centralt beredskapslager samt etablera en återbrukscentral för byggmateriel kan diskuteras om de bäst bör organiseras och långsiktigt drivas inom serviceförvaltningen. När uppdragen blir för differentierade finns risk för att staden inte får ut mest nytta och effektivitet från sin serviceförvaltning. Detta riskerar att få följden av mindre effektiv styrning, ledning och utveckling av arbetssätt i de gemensamma administrativa processer som förvaltningen utför. Tillkommande uppdrag från kommunfullmäktige har även utmanat serviceförvaltningens prismodell. Detta då de tillkommande uppdragen inte är tjänster som i sin helhet erbjuds stadens förvaltningar och bolag. De ingår därmed inte i serviceförvaltningens prislista och ordinarie prismodeller, utan kräver särskild central finansiering. Serviceförvaltningen behöver i samråd med stadsledningskontoret hitta en långsiktig finansieringsmodell och organisatorisk hemvist för dessa uppdrag för att skapa stabila planeringsförutsättningar för serviceförvaltningens uppdrag och genomförande samt för att ge dessa uppdrag bästa möjliga förutsättningar.

Utöver nya uppdrag och tjänster har serviceförvaltningen, inom vissa verksamhetsområden för frivilliga tjänster, en högre efterfrågan än vad förvaltningen kan möta. Serviceförvaltningen kommer därmed fortsatt fokusera på att anpassa organisationen för ökad kapacitet i syfte att kunna tillfredsställa behov av stöd hos förvaltningar och bolag i enlighet med kommunfullmäktiges uppdrag. För att skapa goda organisatoriska förutsättningar utifrån ökad efterfrågan kommer förvaltningen fortsatt behöva se över organisationen med syfte att säkerställa en god arbetsmiljö för både chefer och medarbetare. Vidare ser förvaltningen behov av ett samlat systemstöd för att ytterligare kunna utöka stödet till förvaltningar och bolag i frivilliga tjänster med en effektiv styrning, uppföljning och leverans. Systemstöd behövs för samlad hantering av till exempel förfrågningar, kundrelationer och bemanningsplanering.

Ordinarie priselisteprocess inom serviceförvaltningen innefattar förankring inom styr- och samverkansmodellen som finns mellan serviceförvaltningen och stadsledningskontoret. Förankring av förslag på prissättning sker såväl inom aktuellt verksamhetsråd samt i det strategiska rådet och presenteras därefter i samband med att finansborgarrådets förslag till budget. Beslut om prislistan fattas sedan av servicenämnden i samband med beslut om verksamhetsplan och budget.

Serviceförvaltningens tjänsteutbud och priser för 2026 beslutades av servicenämnden 16 december 2025. Då det sedan dess har tillkommit flera tjänster inom serviceförvaltningens tjänsteutbud behöver beslut om dessa, och den tillhörande prissättningen, tas upp i ett eget ärende för beslut i servicenämnden. För 2027 kommer dessa tjänster att ingå i den ordinarie prislisteprocessen och därmed beslutas i samband med att servicenämnden beslutar om verksamhetsplan och budget 2027.

Kommunstyrelsen har remitterat Handlingsplan för ett jämställt Stockholm 2030 för besvarande. Handlingsplanen tillhör stadens MR-program och beskriver för varje fokusområde ett antal mål. Handlingsplanen tydliggör stadens ambition att integrera ett jämställdhetsperspektiv i styrning, ledning och uppföljning av stadens verksamheter. I Stockholms stad ska jämställdhetsintegrering fortsatt vara den huvudsakliga strategin för att arbeta med jämställdhet.

Serviceförvaltningen ser positivt på handlingsplanen då den samlar och tydliggör stadens jämställdhetsarbete. Gemensamma mål skapar tydlighet vilket är en grund för en god implementering. Flexibilitet att utforma nämndspecifika aktiviteter är ändamålsenligt för att fungera i respektive nämnds styrning och uppdrag. Handlingsplanen betonar vikten av jämställdhetsanalyser för genomförandet. För att stärka kvaliteten och därmed genomslaget av analyserna föreslår förvaltningen att handlingsplanen kompletteras med metodstöd, vägledning och gemensamma verktyg. För att stärka implementeringen och skapa goda förutsättningar för genomförande bedömer förvaltningen att handlingsplanen skulle vinna på ett ännu tydligare fokus på stöd i genomförandefrågor, inklusive utbildningsinsatser och samordning på stadsövergripande nivå. Implementeringen skulle även kunna stärkas ytterligare om införandet tydligt kopplas till budgetaktiviteter i kommande budgetar vilket bidrar till gemensamma styrsignaler och underlättar styrning, uppföljning, samverkan och tillämpning.

Kommunstyrelsen har remitterat program för evenemang Stockholms stad till servicenämnden för yttrande. Programmet omhändertar stadens mål och strategi gällande evenemang i syfte att stärka stadens förmåga att förvalta och utveckla sin position som evenemangsstad.

Serviceförvaltningen anser att de definitioner som görs i programmet gällande vad som utgör ett evenemang är positiva och ser att liknande definitioner gällande andra viktiga begrepp med fördel kan göras i syfte att säkerställa styrning och implementering av programmet.

I syfte att säkerställa intentionerna i programmet ser serviceförvaltningen potential att ge Kontaktcenter Stockholm ett uppdrag om att vara vägen in för evenemangsrelaterade frågor. Kontaktcenter Stockholm har erfarenhet från liknande uppdrag och därtill infrastruktur i form av systemstöd på plats. Då serviceförvaltningens verksamhet är intäktsfinansierad behöver uppdraget i sådant fall finansieras genom serviceförvaltningens tjänsteutbud och prislista.

Kommunstyrelsen har remitterat förslag om övergång till digital personalakt för besvarande. Förslaget innebär att stadens förvaltningar vid ett gemensamt datum går från pappersbaserad till digital personalakt och att analoga pappershandlingar i pågående personalakter ersättningsskannas och överförs till digitala personalakter. De digitala personalakterna föreslås förvaras i stadens ärende- och dokumenthanteringssystem eDok och att det personaladministrativa systemet LISA självservice utgör chefernas gränssnitt för leverans och tillgång till innehåll i personalakterna. I förslaget har flera praktiska fördelar identifierats, framförallt vad gäller hantering, tillgång och informationssäkerhet samt möjligheter att automatisera flödet av vissa handlingstyper till personalakterna.

Serviceförvaltningen ställer sig positiv till en övergång till digitala personalakter och instämmer i de förväntade nyttorna gällande effektivisering, informationssäkerhet och förbättrad hantering av personalhandlingar. Nuvarande analoga hantering medför flera utmaningar som en digitalisering skulle lösa. Serviceförvaltningen instämmer också i stadsledningskontorets förslag att utveckla befintliga system framför att anförskaffa nya men önskar ett förtydligande kring varför LISA självservice ska användas som gränssnitt för att leverera handlingar och ta del av personalakterna för chef, när även detta skulle kunna ske direkt i eDok.

För en framgångsrik övergång ser serviceförvaltningen att stadsledningskontoret behöver ta fram tydliga metodstöd, vägledningar eller anvisningar för att administrera och strukturera de digitala personalakterna.